【財務制度】會計檔案管理制度
時間：2020-08-20
來源：Yojo幼兒園聯(lián)盟
作者：王方
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第一節(jié) 基本原則
第一條 幼兒園必須加強對會計檔案管理工作的領(lǐng)導，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱、銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管，有序存放，方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密。
第二節(jié) 會計檔案的范圍
第二條 會計憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會計憑證。
第三條 會計賬簿類：總賬，明細賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬薄，其他會計賬薄。
第四條 財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務報告。
第五條 其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對賬單、資金計劃審批表、稅務申報資料、其他應當保存的會計核算專業(yè)資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊，查賬報告，驗資報告，財務會計制度以及與經(jīng)營管理和投資者權(quán)益有關(guān)的其他重要文件，如合同、章程等各種會計資料。
第六條 以上所指的會計檔案資料包含紙質(zhì)檔案資料和電腦存儲的檔案資料。
第七條 會計檔案管理包括會計檔案的立卷、歸檔、保管、調(diào)閱、復制和銷毀等管理制度。
第三節(jié) 會計檔案的整理
第八條 幼兒園每年形成的會計檔案，應當由幼兒園會計按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。
第九條 對于憑證類的會計檔案，幼兒園會計需在會計月度結(jié)束后10日內(nèi)將該月的記賬憑證打印，并將記賬憑證、原始憑證整理后裝訂成冊。定本的會計憑證將作為會計檔案資料管理。
第十條 對于賬本類的會計檔案，幼兒園會計需在會計年度結(jié)束后2個月內(nèi)將會計賬薄整理并裝訂成紙質(zhì)賬本，在首頁簽字蓋章后作為檔案資料管理。
第十一條 對于財務報告類的會計檔案，幼兒園會計需在年度會計報表報出后2個月內(nèi)將該年度內(nèi)所有會計報表資料整理并作為檔案資料管理。
第十二條 對于其他會計檔案，幼兒園會計在月度結(jié)束后1個月內(nèi)將已操作完成的財務資料整理編號并作為檔案資料管理。
第四節(jié) 會計檔案的歸檔
第十三條 幼兒園財務檔案在統(tǒng)一歸檔前，由幼兒園會計統(tǒng)一整理、編冊、檔案。
第十四條 在會計年度結(jié)束后2個月內(nèi)將檔案編制檔案管理清冊，并由幼兒園園長指定專人保管。
第五節(jié) 會計檔案的保管
第十五條 當期的會計檔案資料應與非財務資料適當分開；以往會計年度的檔案資料須專柜存放，并由會計人員編制財務檔案存放索引表以便查找。
第十六條 會計檔案資料存放地須保障其安全性，保管人員須妥善保管相關(guān)鑰匙。
第十七條 會計檔案應妥善保管，存放有序，查找方便，嚴格執(zhí)行安全和保密制度，不得隨意堆放，嚴防毀損、散失和泄密。
第十八條 對于電腦存儲的財務檔案資料，其重要程度及管理責任等同于紙質(zhì)檔案資料，應將其與業(yè)務等其他資料嚴格分開。對于電腦中存儲的財務檔案資料，必須設置由財務人員專管的查詢密碼或開機口令。
第十九條 各種會計檔案的保管期限，可分為永久、定期二類。保管期限從會計年度終了后的第一天起算。
第六節(jié) 會計檔案的借用
第二十條 直營幼兒園財務人員檢查時、經(jīng)授權(quán)檢查的審計人員查閱時，應出示財務檔案。
第二十一條 會計檔案為幼兒園提供使用，原則上不得借出，有特殊需要須經(jīng)幼兒園園長知會，直營幼兒園財務經(jīng)理批準。
第二十二條 外部借閱會計檔案時，應經(jīng)幼兒園園長和直營幼兒園財務經(jīng)理批準后，辦理借閱手續(xù)。借閱人應認真填寫“檔案借閱登記簿”，將借閱人姓名、單位、借閱日期、數(shù)量、內(nèi)容、歸還日期等情況登記清楚。
第二十三條 借閱會計檔案人員不得在檔案資料中亂畫、標記，拆散原卷冊，也不得涂改抽換、攜帶外出或復制原件（如有特殊情況，須經(jīng)直營幼兒園財務經(jīng)理批準后方能攜帶外出或者復制原件）。
第二十四條 借出的會計檔案，會計檔案管理人員要按期如數(shù)收回，并辦理注銷借閱手續(xù)。
第七節(jié) 會計檔案的銷毀
第二十五條 會計檔案保管期滿，需要銷毀時，由幼兒園會計提出銷毀意見，會同直營幼兒園財務負責人共同鑒定，嚴格審查，編制會計檔案銷毀清冊。
第二十六條 會計檔案保管期滿，但期中未了結(jié)的債權(quán)債務的原始憑證，應單獨抽出，另行立卷，由園所檔案管理人員保管到結(jié)清債權(quán)債務時為止。
第二十八條 幼兒園在建設期間的會計檔案，不得銷毀。
第二十九條 末完成的合同檔案在執(zhí)行期間，不得銷毀。
第三十條 幼兒園按規(guī)定銷毀會計檔案時，應由幼兒園園長和直營幼兒園財務部下派人員共同監(jiān)銷。
第三十一條 監(jiān)銷人在銷毀會計檔案以前，應按會計檔案銷毀清冊所列的項目逐一清查核對；銷毀后，應在銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告直營幼兒園財務經(jīng)理及以上級別領(lǐng)導。
