開學(xué)了，你每天上班，是否感覺一直都在開會?每天要做的事情，是否差不多要到下班時才開始?如何才能打破惡性循環(huán)，讓開會效率提升100倍?
1、會議必有準(zhǔn)備
會議最大的成本是大家的時間，會議沒有結(jié)果就是對公司的犯罪。所以，每次會議要有提前檢查制度，沒有準(zhǔn)備好的會議必須取消。會議召集人必須把會議材料提前發(fā)給與會人員，與會人員要提前看材料并做好準(zhǔn)備，不能進(jìn)了會議室才開始思考。
2、會議必有主題
開會必須要有明確的會議目的，尤其是在為會議準(zhǔn)備的PPT上，必須把會議主題寫的清楚明了。 沒有主題和流程的會議，就好比請大家來喝茶聊天，浪費(fèi)大家的時間。會議的主題，也要提前通知與會人員。
3、會議必有紀(jì)律
你每天參加的會當(dāng)中，多少個不是準(zhǔn)時開始的?會議召集人要在會前與大家溝通會議紀(jì)律：遲到要處罰，不遵守會議流程要提醒，發(fā)言帶情緒要提醒，開小會私下討論的行為要提醒和處罰，在會上發(fā)脾氣和攻擊他人要處罰。
4、會議必有議程
會前要明確會議議程，由會議召集人書面發(fā)給所有與會的人員，使他們能了解會議的目的、時間、內(nèi)容，并有充分的時間準(zhǔn)備相關(guān)的資料和安排好相關(guān)工作。每一項(xiàng)討論必須控制時間，不能泛泛而談，海闊天空。
5、會議必有結(jié)果
開會的目的是解決問題，所以每個人都要積極的參與會議，會議召集人有權(quán)打斷那些偏離會議主題的冗長的發(fā)言，會議時間最好控制在2小時之內(nèi)，太長的時間會讓大家疲累，精神分散。會議召集人還要時刻提醒與會者剩余的時間。會議的決議必須記錄下來，并當(dāng)場宣讀確認(rèn)。沒有確認(rèn)的結(jié)論，可以另外再討論;達(dá)成決議并確認(rèn)的結(jié)論，馬上進(jìn)入執(zhí)行程序。
6、開會必有訓(xùn)練
開會難免有意見不一或者爭論，如果處理不好，就會影響開會的效果。只要掌握一些開會的藝術(shù)和技巧，就能化險為夷，例如要盡量做到在會上公開稱贊、私下批評，在會中要做到以事論事，對事不對人，爭論時也要尊重別人，不可惡意批評別人。贊同他人的意見要公開稱贊，反對意見要注意措詞，不能傷害別人的自尊。
特別有領(lǐng)導(dǎo)參加會議時要注意，千萬不能為了體現(xiàn)自己而貶低他人。有時候要采取民主模式，開放心胸，傾聽別人的意見，不要被自己先有的立場所左右，不要將你的結(jié)論強(qiáng)加于人。如果你要公布既定的政策、決定，要在事前說明不容討論，需要與會人員討論的一定不能是既定的決議。
7、開會必須守時
準(zhǔn)時開始、準(zhǔn)時結(jié)束，實(shí)際上就是尊重別人的時間。而且每個議題需要有大致的時間限制，不能討論過久;如不能得出結(jié)論，可暫時放下避免影響其他議題。如果必須在一個議題上達(dá)成結(jié)論，請?zhí)崆巴ㄖc會人員，使他們有思想準(zhǔn)備。
8、開會必有記錄
一定要有一個準(zhǔn)確完整的會議記錄，每次會議要形成決議，會議的各項(xiàng)決議一定要有具體執(zhí)行人員及完成期限，如果完成決議需要多方資源，一定要在決議記錄中明確說明，避免會后互相推諉，影響決議的完成。
9、散會必有事后追蹤
記住“散會不追蹤，開會一場空”。加強(qiáng)稽核檢查：會議每項(xiàng)決議都要有跟蹤、如有發(fā)現(xiàn)有問題便適時調(diào)整，確保各項(xiàng)會議決議都能完成。
（供稿：張潔瓊 校對：張潔瓊 郭彤洋）
